۱۲ نكته برای ارائه بازخورد سازنده به كارمندان

shape

ارائه بازخورد به كارمندان یکی از قسمت‌های اساسی فرهنگ سازمانی است که به رشد و توسعه سازمان کمک می‌کند و همچنين باعث رشد فردی کارمندان و افزایش رضایت شغلی در محل کار می‌شود. افراد باید از اهميت نقش خود در رشد سازمان آگاه باشند تا بتوانند روی نقاط قوت و ضعف خود تمركز کنند و عملکرد خود را بهبود ببخشند. ارائه بازخورد سازنده بهره‌وری و تعامل کارمندان را افزایش می‌دهد و به شرکت‌ها در رسیدن به اهداف استراتژیک خود کمک می‌کند.

البته ارائه بازخورد سازنده و سودمند به کارمندان با چالش‌هایی همراه است. در این پست، ما به تشريح ۱۲ نکته می‌پردازيم که به شما کمک می‌کند تا بتوانيد بازخوردهای بهتری به کارمندان خود بدهيد.

۱. ارائه بازخورد بايد به صورت خصوصی انجام شود

در قدم اول بايد بازخورد خود را خصوصی نگه دارید! شما باید به طور خصوصی به کارمند خود بازخورد دهید‌، در مکانی که تنها هستید و هیچ کس به شما گوش نمی‌دهد. حضور شخص سوم در جلسه بازخورد شما می‌تواند حس بدی را در بازخورد گيرنده ايجاد كند. شما می‌توانید در جلسات ۱:۱ به اعضای تيم خود بازخورد دهيد.

۲. صريح و صادقانه صحبت كنيد

نظرات شما باید روشن و صادقانه باشند. ابتدا مشخص کنید که قرار است در چه موردی بازخورد دهید تا کارمند شما بداند دقیقا درباره چه چیزی صحبت می‌کنيد. سپس صادقانه به آنها بگویید که درباره عملکردشان چه فکری می‌کنید و چه انتظاراتی داشته‌ايد.

۳. بازخوردهای شما بايد سازنده باشند و به طور مداوم ارائه شوند

بر اساس تحقيقات، بیشتر کارمندان انتظار دارند به طور مداوم از مدیران خود بازخورد دریافت کنند تا با دانستن نظرات و انتظارات بتوانند در مسير درست قدم بردارند. همچنين بازخورد باید مفید باشد و به مرور زمان باعث بهبود عملكرد كاركنان شود.

۴. در زمان مناسب بازخورد دهید

مراقب باشید که در زمان مناسب بازخورد دهید. اگر بازخورد شما در زمان مناسبی ارائه نشود می‌تواند منجر به نتایج نامطلوب شود.

۵. بر روی عملکرد تمرکز کنید، نه خود فرد

به یاد داشته باشید كه شما باید در مورد آنچه کارمند به عنوان شغل انجام می‌دهد بازخورد دهید نه اینکه خود فرد چگونه است! در جلسات ارائه بازخورد به هيچ عنوان درباره ظاهر و يا ويژگی‌های شخصیتی کارمندانتان صحبت نكنيد.

۶. از جهت‌گيری نادرست جلوگيری كنيد

نکته دیگری که باید به آن توجه شود پرهيز از جبهه‌گيری و قضاوت در هنگام ارائه بازخورد است. گاهی تعصبات پنهان و ناخودآگاه بر بازخوردی که مدیران به کارمندان خود می‌دهند تاثیر می‌گذارد. شما باید راه‌حل‌هایی برای غلبه بر تعصبات پیدا کنید تا بتوانيد بازخورد مفید و سازنده به کارمندان را ارائه دهید.

۷. درباره تاثیر افراد صحبت کنید

هنگام بازخورد دادن به کارمندان خود در مورد تاثیر عملکرد آنها بر سایر اعضای تیم و روند کار صحبت کنید. این کار بینش بیشتری به بازخورد گيرنده می‌دهد و باعث می‌شود تا اهميت کار خود در کل تیم را بهتر از قبل درک كند.

۸. به دنبال ارائه راه‌حل باشيد

فراموش نکنید که یکی از مهم‌ترين دلایل ارائه بازخورد، یافتن راه‌حل در صورت نياز است. تمركز خود را روی يافتن راه‌حل بگذاريد و از كارمندانتان بپرسید که چگونه می‌توانید به آنها در بهبود کارشان کمک کنید.

۹. دلسوزانه بازخورد بدهيد

بسيار مهم است كه در هنگام ارائه بازخورد رفتار مناسبی داشته باشيد و به هيچ عنوان تند برخورد نكنيد. این موضوع می‌تواند باعث ايجاد استرس و ناامیدی کارمندان شما شود. همدلی نشان دهید و اجازه دهید مکالمه به خوبی انجام شود تا بتوانيد نتیجه دلخواه خود را بدست آوريد.

۱۰. در ارائه بازخورد تعادل را حفظ كنيد

هنگام ارائه بازخورد هم به نکات مثبت و هم به نکات منفی اشاره کنيد. مطرح كردن همزمان نكات مثبت و منفی مهم‌ترين اصل در ارائه بازخورد سازنده می‌باشد.

۱۱. در جلسه ارائه بازخورد يک مكالمه دو طرفه ايجاد كنيد

به فرد بازخورد گيرنده اجازه دهید تا در مورد هر آنچه می‌خواهد صحبت کند و در مورد مسائلی كه مطرح می‌شوند يک گفتگوی دوطرفه داشته باشيد.

۱۲. حق به جانب نباشيد

فقط از ديدگاه خود به مسائل نگاه نکنید. همیشه به خاطر داشته باشید که ممکن است حق با شما نباشد. اینجاست که اهمیت مکالمه دو طرفه مطرح می‌شود.