ما در دوره‌ای رقابتی زندگی می‌کنیم که در آن شرکت‌ها بیشتر تمرکز خود را روی افزایش بهره‌وری و کارایی قرار می‌دهند تا بتوانند در رقابت باقی بمانند و كسب‌وكار خود را گسترش دهند.
در تمامی سازمان‌ها و شرکت‌ها، برای دستیابی به هماهنگی و موفقیت بیشتر، مرتباً جلسات مختلفی برگزار می‌شنود. جلسات عناصر حیاتی و اساسی در هر محیط کاری هستند. کارمندان از طریق جلسات با یکدیگر ارتباط برقرار می‌کنند و در مورد مسائل مختلف شرکت صحبت می‌کنند.
جلسات كاری انواع مختلفی دارند. به عنوان مثال جلسات می‌تواند رسمی، غیررسمی، بین مدیران و کارمندان، بین اعضای تیم‌های مختلف و غیره باشند. در اين متن ما قصد داريم يكی از مفيدترين و موثر‌ترين جلسات کاری را به شما معرفی كنيم، جلسات ۱:۱.
جلسات ۱:۱ چه جلساتی هستند؟
يک جلسه 1:1 جلسه‌ايست كه بين يک مدير و كارمندش برگزار می‌شود. در اين جلسه مدير و كارمند در مورد موضوعات مختلف از پیش تعیین شده با هم صحبت می‌کنند. موضوع خیلی مهم اين است كه جلسات ۱:۱ بين يک مدير و كارمندش بايد به طور مستمر و در فواصل زمانی مشخص برگزار شود. يكی از مهمترين دلايل برگزاری این جلسات، تاکید بر اهمیت مکالمه مستمر بین مدیران و کارمندان آنها می‌باشد.
به طور کلی در این جلسات چندین سوال و عنوان از پیش تعیین شده مطرح می‌شوند، سپس مدیر و کارمند درباره آنها صحبت می‌کنند. جلسات ۱:۱ باعث ايجاد اعتماد بيشتر بين مديران و كارمندانشان می‌شوند. همچنين برگزاري مداوم اين جلسات باعث می‌شود تا كارمندان احساس كنند كه كارهايشان ديده می‌شود و مديران به آنها اهميت می‌دهند و برای آنها اهميت قائل هستند.
به یاد داشته باشید كه جلسات ۱:۱ بین ۲ نفر، یعنی یک مدیر و یک کارمند برگزار می‌شوند. داشتن یک مکالمه خصوصی باعث ایجاد ارتباط صادقانه می‌شود و فضایی را برای کارمند فراهم می‌کند تا بتواند با اعتماد بیشتری در مورد مسائل و نگرانی‌های خود صحبت کند.
چرا جلسات ۱:۱ اهميت دارند؟
حتما بارها شنیده‌اید که گفته می‌شود کارمندان شرکت‌های بد را ترک نمی‌کنند، آنها مدیران بد را ترک می‌کنند. این جمله به وضوح اهمیت وجود يک رابطه قوی و مثبت بین مدیر و کارمند را نشان می‌دهد. رابطه بین مدیران و کارکنان آنها بخشی اساسی از فرهنگ و موفقیت يک سازمان است و جلسات ۱:۱ به ایجاد این رابطه کمک می‌کند. بنابراین می‌توان نتیجه گرفت که برگزاری جلسات ۱:۱ اهميت بسيار زيادی دارد. جلسات ۱:۱ برقراری مکالمات منظم بین یک مدیر و یک کارمند می‌باشد و داشتن مکالمات منظم و مفید می‌تواند یک رابطه قوی بين افراد ایجاد کند.
۶ مزيت برگزاری جلسات ۱:۱
- جلسات ۱:۱ باعث بهتر شدن روابط می‌شوند
- جلسات ۱:۱ رضايت شغلی و تعامل كارمندان را افزايش می‌دهند
- جلسات ۱:۱ باعث افزايش بهره‌وری كارمندان می‌شوند
- جلسات ۱:۱ حس اعتماد بين افراد را تقويت می‌كند
- جلسات ۱:۱ به شناسایی و رسیدگی هرچه زودتر به مشكلات كمک می‌كنند
- جلسات ۱:۱ امكان مستقيم بازخورد گرفتن و بازخورد دادن را فراهم می‌كنند
تفاوت جلسات ۱:۱ و جلسات بزرگ
جلسات ۱:۱ جلسات مستمر و ۲ نفره بين يک مدير و كارمندش می‌باشد. در حالی که انواع مختلفی از جلسات با تعداد بیشتری شرکت کننده نيز در شركت‌ها برگزار می‌شوند كه ماهيت كاملا متفاوتی دارند. حالا چگونه می‌توان جلسات ۱:۱ را با جلسات بزرگ مقایسه کرد؟ جلسات ۱:۱ نسبت به جلسات بزرگ چه مزیت‌هایی دارد؟ آیا اصلا مزیتی وجود دارد؟
وجود انحصار در جلسات بزرگ
مطمئنا همه ما در جلساتی بوده‌ایم که در آنها مکالمه فقط بین دو یا چند نفر خاص انجام شده و بقیه شرکت‌کنندگان صرفا تماشاچی بوده‌اند و فرصتی برای صحبت پيدا نكرده‌اند. این یک اتفاق معمول در جلسات بزرگ است. از طرف دیگر، برگزاری جلسات ۱:۱ به طور مداوم به همه کارمندان این فرصت را می‌دهد تا بتوانند با مدیر خود گفتگوی مستقیم و شفاف داشته باشند. بنابراین، اگر موضوعی وجود داشته باشد که کارمند قادر به صحبت در مورد آن در جلسه گروهی نباشد، جلسه ۱:۱ فرصتی را برای گفتگوی مستقیم با مدیر فراهم می‌کند.
عدم تمرکز در جلسات بزرگ
مسئله دیگری که ممکن است در جلسات گروهی به وجود بیاید عدم تمرکز است. به دلیل حضور شرکت‌کنندگان بیشتر در جلسات بزرگ، جلسات ممکن است از موضوع اصلی بحث منحرف شده و موضوعات دیگری مطرح شوند. از طرف دیگر، جلسات ۱:۱ معمولاً هدفمندتر بوده و کمتر به بیراهه می‌روند.
صحبت درمورد مسائل شخصی
ماهیت اکثر جلسات گروهی به گونه‌ای است که نباید هیچ‌گونه مسئله شخصی در آنها مطرح شود. در حالی که مسائل شخصی کارمندان، احساسات و نگرانی‌های آنها موضوعات مهمی در جلسات ۱:۱ می‌باشند.
۵ نکته برای برگزاری هرچه بهتر جلسات ۱:۱
- جلسات ۱:۱ باید بطور منظم برگزار شوند: اگر می خواهید جلسات ۱:۱ برای شما كارساز باشد، باید آنها را به طور مستمر برگزار کنید. پیشنهاد می‌کنیم جلسات ۱:۱ خود را هفتگی و به مدت ۳۰ دقيقه برگزار كنيد.
- برای جلسه خود یک دستور کار تنظیم کنید و آن را به اشتراک بگذارید: تهيه یک دستور کار به شما کمک می‌کند تا جلسه را بهتر برگزار کنید. درباره مواردی که می خواهید در جلسه ۱:۱ بعدی مطرح شود فکر کنید و آنها را یادداشت کنید.
- در مورد روحيه و احساس کارمندانتان سوال بپرسيد: روحیه کارمندان را فراموش نکنید. درباره وضعیت، احساسات و نگرانی‌های آنها سوال بپرسيد.
- مسائلی كه در طول جلسه مطرح می‌شوند را يادداشت كنيد: در طول جلسه مسائل و قسمت‌های مهم را یادداشت کنید. نيازی نيست تمام جزئیات جلسه را بنویسید.
- جلسه را خارج از دفتر برگزار كنيد: توصيه می‌شود که جلسه ۱:۱ خود را در مکان دیگری برگزار کنید. سعی كنيد محيط جلسه دوستانه و غیررسمی باشد.
چه سوالاتی در جلسات ۱:۱ مطرح می‌شوند؟
همانطور که اشاره کردیم سوالاتی از پیش تعیین شده در جلسات ۱:۱ مطرح می‌شوند، سوالاتی درباره موضوعات مختلف که قرار است در جلسات درباره آنها صحبت شود.
این سوالات می‌توانند در مورد موضوعات مختلفی مانند اهداف کارکنان، بهره‌وری، اولویت‌ها، روحیه و غيره باشند، برای مثال:
- آيا به اهداف تعيين شده خود در اين هفته رسيده‌ايد؟
- چه موانعی در كار شما وجود داشت؟
- چه چیزی دقيقا مطابق با هدف‌گذاری پيش رفت؟
- آيا جلسات ۱:۱ برای شما مفيد هستند؟